「Wordで作った書類を開いたら、レイアウトが崩れていた」「印刷したら文字がずれてページからはみ出していた」――そんな経験はありませんか？ ビジネス文書や案内資料など、Wordを使う場面では文字の崩れやレイアウトの乱れが頻発します。 本記事では、文字が飛び出す・崩れる原因と、その正しい修正法を初心者にもわかりやすく解説します。 Word特有の設定や注意点を理解すれば、見た目も整った信頼できる資料を作ることができます。
なぜ文字が飛び出す・崩れるのか？【原因の整理】
原因1：フォントが環境によって異なる
もっとも多い原因は、使用しているフォントがPCによって異なることです。 特に「游ゴシック」「メイリオ」「MS明朝」などは、OSやバージョンによって微妙にサイズや行間が違います。 他のパソコンで開いた際に代替フォントに置き換えられることで、文字幅が変わり、レイアウト崩れを引き起こします。
原因2：文字間や行間の設定が固定されている
行間を「固定値」で設定している場合、フォントサイズを変えると文字が行の外にはみ出すことがあります。 例えば、行間を「15pt固定」にしている状態で文字サイズを大きくすると、文字が上下に重なったり、欠けたりします。
原因3：段落やページ区切りの設定が不適切
Wordでは「段落」「改ページ」「セクション区切り」など、見えない構造情報が含まれています。 これらが意図せず重複していると、印刷時や表示倍率の変更で文字が飛び出す・行がずれる現象が起こります。 特に、コピー＆ペーストを繰り返した文書では、不要な改ページコードが残りやすい点に注意が必要です。
原因4：画像や図形がテキストと競合している
挿入した画像や図形の「文字列の折り返し」設定によっては、テキストが強制的に押し出されることがあります。 特に「前面」や「背面」に設定された図形は、意図せず文字の重なりや崩れを起こす原因となります。
つまり、Wordのレイアウト崩れは「フォント・行間・段落構造・図形設定」の4つの要素が主な原因です。 次のセクションでは、それぞれを正しく修正する方法を紹介します。
Wordで崩れを防ぐ・直すための具体的な修正法【解決策】
方法1：フォントを統一し、互換性のある書体を使う
最初に確認すべきはフォントの統一です。 他環境でも崩れにくいフォントとしておすすめなのは以下の通りです。
- 和文：メイリオ、游ゴシック、MS Pゴシック
- 欧文：Arial、Calibri、Century
文書全体を選択して「ホーム」タブ→「フォント」で一括変更できます。 特定の端末でしか使えないフォント（例：游明朝、BIZ UDゴシックなど）は避けましょう。
方法2：行間設定を「固定」から「1.5行」または「倍」に変更
固定値の行間は、フォントサイズを変更したときに崩れやすくなります。 以下の手順で設定を確認・修正してみてください。
- 崩れている段落を選択
- 「ホーム」タブ → 「段落」右下の▼をクリック
- 「行間」を「1.5行」または「倍」に変更
これにより、文字サイズを変更しても自動で行間が調整され、文字が飛び出す問題を防げます。
方法3：段落記号・改ページを可視化して整える
見た目上は同じように見えても、内部構造が乱れていることがあります。 「Ctrl + Shift + 8」を押すと段落記号・改行マークが表示され、不要な改ページを確認できます。 不要な記号は削除し、1ページあたりの段落構造を整理しましょう。
方法4：画像や図形の折り返し設定を「行内」に戻す
図形が文字の上に重なる場合は、「図を右クリック → 文字列の折り返し → 行内」を選びましょう。 これで文字が画像に押し出されることを防げます。 複雑なレイアウトを作る際は、表を使って配置を固定するのも有効です。
方法5：テンプレートの再作成・別名保存でリセット
編集を繰り返したファイルは内部的に不要なデータを保持していることがあります。 一度新規ファイルを作成し、「貼り付け→形式を選択→テキストのみ」にすることで構造をリセットできます。 最後に「名前を付けて保存」することで、キャッシュ情報をクリアできます。
これらを組み合わせることで、ほとんどの崩れは解消できます。 次に、実際に今日から取り入れられる実践ステップを紹介します。
今日からできる！文字崩れを防ぐ実践ステップ
【初級】まずはチェック＆修正
- □ フォントを「メイリオ」や「Arial」に統一する
- □ 行間を「1.5行」または「倍」に設定する
- □ 段落記号を表示して不要な改行を削除する
- □ 画像の折り返しを「行内」に設定する
この4つの基本設定を行うだけで、Wordの多くの崩れは改善します。
【中級】テンプレートを整える
- □ 「標準スタイル」をカスタマイズして文字・行間を統一
- □ ページ余白・段組みを固定して環境依存を防ぐ
- □ 保存時に「フォントを埋め込む」をオフにする
テンプレートを整えることで、他のPCでも崩れにくい再現性の高い文書を作成できます。
【上級】配布・共有前の最終チェック
- □ PDFで出力してレイアウト確認
- □ フォント代替が起こらないか別PCで開く
- □ 印刷プレビューで行や文字の欠けを確認
Wordファイルを他者と共有する場合は、PDF化が最も安全です。 特にプレゼン資料や外部提出用書類では、配布時の体裁を保つことが信頼につながります。
まとめ｜崩れないWord文書の原則
- フォントの統一：互換性の高い書体を選ぶ
- 行間の自動設定：固定値を避ける
- 構造の整理：段落記号や改ページを整える
- 図形設定の見直し：「行内」に戻す
- テンプレート運用で再現性を高める
Wordの崩れは、設定を理解すれば確実に防げるトラブルです。 正しい方法で整えれば、見た目も美しく、印象に残る資料になります。 今日からひとつずつ改善を始めてみましょう。
次のステップ｜Word資料をもっと整えるために
レイアウト崩れを防いだ次は、見やすく・伝わる資料を作る段階です。 以下の記事もぜひ参考にしてください。
当スタジオでは、業務資料・社内文書のデザイン最適化サポートも行っています。 レイアウトトラブルやテンプレート設計でお困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
